Obbligo di PEC: chi deve averla e cosa cambia
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La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento fondamentale per la gestione delle comunicazioni ufficiali tra imprese, Pubblica Amministrazione, clienti e fornitori. Consente di inviare e ricevere messaggi con ricevute che attestano la trasmissione e la consegna, offrendo garanzie giuridiche nei casi previsti dalla normativa.
Per imprese e società, avere un domicilio digitale registrato, non è una semplice scelta organizzativa, ma un vero e proprio obbligo previsto dalla normativa. Dal 2025, inoltre, la disciplina ha annoverato anche gli amministratori di società, tra i soggetti obbligati.
Vediamo chi è tenuto ad avere una PEC, quando deve comunicarla al Registro delle Imprese e quali sono le conseguenze in caso di mancato adempimento.
Cos’è la PEC e a cosa serve?
La PEC è un sistema di trasmissione dei messaggi elettronici che permette di documentare l’invio e la consegna di un messaggio attraverso specifiche ricevute, con valore legale nei casi previsti dalla normativa.
Il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico utilizzato per ricevere comunicazioni aventi valore legale e per imprese e professionisti solitamente coincide con la PEC comunicata e registrata secondo le disposizioni di legge.
Attraverso la PEC si possono ricevere comunicazioni da entri pubblici, notifiche, richieste formali e altri documenti rilevanti per l’attività aziendale. È quindi importante non soltanto attivare un indirizzo valido, ma anche mantenendo operativo, controllarlo regolarmente, aggiornare i dati quando necessario.
Chi è obbligato ad avere una PEC?
Gli obblighi variano in base alla forma giuridica e al ruolo ricoperto.
Imprese individuali:
Devono disporre di un domicilio digitale e comunicarlo al Registro delle Imprese secondo la normativa vigente.
Società:
Anche le società sono tenute a comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese. L’indirizzo aziendale delle rimanere attivo e aggiornato.
Amministratori di società:
Dal 31 Ottobre 2025, l’obbligo di comunicare il domicilio digitale personale è stato circoscritto a specifiche figure: l’amministratore unico; l’amministratore delegato e, in mancanza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione.
La disciplina riguarda le società di capitali, le società cooperative e le società consortili, stringendo il campo di applicazione rispetto alla normativa vigente precedentemente.
Restano quindi esclusi dall’obbligo: gli amministratori delle società di persone e i soggetti che ricoprono cariche diverse da quelle individuate nella normativa.
Cosa è cambiato dal 2025
La Legge di Bilancio 2025 aveva inizialmente esteso l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria.
Successivamente, il Decreto Legge 31 Ottobre 2025, n° 159, convertito con modificazioni dalla Legge 29 Dicembre 2025, n°198, ha limitato l’obbligo alle figure individuate nella norma.
Per gli amministratori già in carica al 31 Ottobre 2025, soggetti all’obbligo, il termine per comunicare il domicilio digitale era al 31 Dicembre 2025.
Per le nuove nomine e le conferme delle cariche interessate, la comunicazione deve essere presentata insieme alla pratica di iscrizione della nomina la Registro delle Imprese.
La PEC dell’amministratore deve essere diversa da quella della società?
Si. L’amministratore obbligato deve comunicare un domicilio digitale personale. Non è sufficiente indicare nuovamente la PEC della società. Lo stesso indirizzo personale può però essere utilizzato dall’amministratore per più società, se ricopre cariche soggette all’obbligo.
Come si comunica la PEC
La comunicazione di presenta al Registro delle Imprese tramite una pratica telematica, usando software tipo DIRE o compatibili.
Per gli amministratori obbligati, il domicilio digitale va indicato insieme alla pratica di nomina o conferma della carica. Chi era già in carica deve verificare che la comunicazione sia stata presentata e acquisita correttamente.
Prima dell’invio è necessario controllare che la PEC sia:
- attiva;
- accessibile;
- intestata correttamente;
- associata al soggetto interessato.
La comunicazione autonoma del domicilio digitale dell’amministratore obbligato è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria. Viene inserita in una pratica più ampia e in quel caso potrebbero applicarsi i costi previsti da quella pratica.
Cosa succede se manca la PEC
Per le imprese, l’assenza di domicilio digitale può bloccare alcuni adempimenti presso il Registro delle Imprese fino alla regolarizzazione.
Per gli amministratori obbligati, possono applicarsi le sanzioni amministrative richiamate dall’articolo 2630 del Codice Civile. Se manca il domicilio digitale in una pratica o un una nomina, il Registro delle imprese può sospendere la pratica e chiudere l’integrazione. Se la situazione non viene regolarizzata, la domanda può essere rifiutata.
Le conseguenze dipendono dal tipo di adempimento e dalla situazione della società. È quindi consigliabile verificare la propria posizione con la Camera di Commercio o con il professionista incaricato.
In sintesi:
Imprese individuali e società devono disporre del domicilio digitale previsto dalla normativa. L’obbligo di comunicare una PEC personale riguarda invece specifiche figure amministrative delle società di capitali, cooperative e società consortili; non si estende automaticamente ai soci amministratori delle SNC e delle SAS.
